Küçük bir kreş için yönetim programı gerçekten gerekli mi?

Tek sınıflı bir kurumda bile yoklama, veli bilgilendirmesi ve aidat takibi her gün tekrarlanır. Bir program bu işleri tek yerde toplar ve kurum büyüdüğünde düzeni baştan kurmanız gerekmez. Öğrenci başı fiyatlandırma ya da küçük kurumlar için sunulan ücretsiz paketler, maliyeti kurumun büyüklüğüyle orantılı tutar.

Öğrenci başı fiyatlandırma mı, sabit paket mi daha avantajlı?

Öğrenci başı modelde ödediğiniz tutar öğrenci sayınızla birlikte değişir; kullanmadığınız kapasite için para ödemezsiniz. Sabit paket ise öğrenci sayınız paketin üst sınırına yakınsa avantajlı olabilir. Hangisini seçerseniz seçin, fiyatın hangi sayıya göre hesaplandığını ve öğrenci sayınız arttığında ne olacağını yazılı olarak öğrenin.

Programı değiştirirsem eski verilerim ne olur?

Bu soru sözleşmeden önce sorulmalıdır. Öğrenci ve ödeme listelerinizi dosya olarak alabildiğinizden, abonelik bitince verilerin ne kadar süre saklanıp ne zaman silindiğinden emin olun. Kreş Yuvam’da öğrenci, aidat ve onay listelerini web panelinden CSV olarak indirebilirsiniz.

Deneme sürecinde neleri test etmeliyim?

Bir sınıfı ve birkaç gönüllü veliyi seçip en az bir hafta boyunca yoklama, günlük rapor ve duyuruları yalnız programdan yürütün. Velinin uygulamaya kendi başına girip giremediğine, aidat kaydının ne kadar sürdüğüne ve destek ekibinin sorunuza ne kadar hızlı yanıt verdiğine bakın.

Kreş yönetim programı nasıl seçilir?

Anaokulu yazılımı seçerken sunum ekranlarından çok kendi sıradan gününüze bakın. Bu rehber veli uygulamasından KVKK’ya, fiyat mantığından iptal koşullarına kadar sormanız gereken soruları ve deneme sürecinde kullanabileceğiniz bir kontrol listesini bir araya getiriyor.

14 Ekim 2026 · 6 dk okuma · Kreş Yuvam ekibi

Önce kendi gününüzü yazın

Kreş yönetim programı seçerken çoğu kurum sahibi işe özellik listelerini karşılaştırarak başlar. Oysa doğru soru “Bu programda kaç modül var?” değil, “Bizim sıradan bir günümüz bu programda nasıl akar?” sorusudur. Bir kâğıda gününüzü yazın: sabah kapıda yoklama, öğle uykusundan sonra veliye kısa not, çıkış saatinde çocuğu kimin aldığı, ayın başında aidat kontrolü.

Ardından sizi en çok yoran üç işi işaretleyin. Kimi kurumda bu, mesaj gruplarında kaybolan duyurulardır; kimisinde defterle tutulan aidat listesi. Programları değerlendirirken önce bu üç işe bakın. Hiç kullanmayacağınız yirmi özellik, her gün yaptığınız üç işin zahmetli olmasını telafi etmez.

Veli uygulaması: velinin gözünden bakın

Anaokulu yazılımı ne kadar güçlü olursa olsun, veli kullanmıyorsa öğretmen yine telefonla ve mesaj gruplarıyla uğraşır. Bu yüzden veli uygulamasını yönetim paneli kadar ciddiye alın. Deneme sırasında bir veli hesabı açın ve uygulamayı teknolojiyle arası pek iyi olmayan bir yakınınıza verin.

Şu sorulara cevap arayın:

Veli uygulamaya ilk girişini kimseye sormadan yapabiliyor mu?
Günlük rapor, duyuru, fotoğraf, yemek menüsü ve ödemeler tek uygulamada mı, yoksa veli birkaç farklı yere mi bakmak zorunda?
Veli yalnız kendi çocuğuna ait raporu ve ödemeyi mi görüyor?
Bildirimler zamanında ve anlaşılır biçimde geliyor mu?
Velinin öğretmene yazabileceği saatleri kurum belirleyebiliyor mu?

Rol ve yetki: herkes yalnız kendi işini görmeli

Bir kreşte öğretmen, müdür, muhasebe ve servis personeli aynı bilgiye ihtiyaç duymaz. Öğretmen kendi sınıfının yoklamasını alır; başka sınıfın sağlık notlarını görmesi gerekmez. Servis personeli için çocuğun araca bindiği ve indiği bilgisi yeterlidir. Herkesin her şeyi gördüğü bir sistem hem veri güvenliği hem de iç düzen açısından risklidir.

Satıcıya şunları sorun: Yetkiler sınıf bazında verilebiliyor mu? Bir öğretmene yalnız yoklama, diğerine yoklama ve günlük rapor yetkisi tanımlayabiliyor musunuz? Bir personel ayrıldığında erişimi tek adımda kapanıyor mu? Abonelik satın alma ve iptal gibi kritik işlemler yalnız kurum sahibine mi açık?

Veri güvenliği ve KVKK

Kreşte tuttuğunuz bilgiler sıradan müşteri kaydı değildir: çocukların alerjileri, kullandığı ilaçlar, fotoğrafları, onu kimin teslim alabileceği. Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. Bu yüzden programın bu verileri nasıl sakladığını ve kime gösterdiğini mutlaka sorun.

Bakmanız gereken başlıklar:

Fotoğraf ve belgeler herkesin açabileceği kalıcı bağlantılarla mı, yoksa erişimi denetlenen bağlantılarla mı gösteriliyor?
Aydınlatma metni ve fotoğraf izni gibi onaylar program içinde kayıt altına alınıp raporlanabiliyor mu?
Satıcının yayımlanmış bir aydınlatma metni ve veri işleme sözleşmesi var mı?
Abonelik bittiğinde verileriniz ne kadar süre saklanıyor, ne zaman siliniyor?

Yükümlülüklerinizin hukuki ayrıntısı için bir KVKK danışmanından destek almanız iyi olur. Fotoğraf paylaşımındaki pratik riskleri kreşlerde KVKK ve fotoğraf paylaşımı rehberimizde ayrıca anlattık.

Aidat ve finans takibi

Aidat günü geldiğinde “Kim ödedi, kim ödemedi?” sorusunun cevabı tek ekranda olmalı. Programın taksitli ödeme planı oluşturup oluşturamadığına, her öğrenciye farklı tutar tanımlanıp tanımlanamadığına ve veliye hatırlatma gönderip gönderemediğine bakın. Velinin dekontunu uygulamadan iletebilmesi ve onaylanan ödeme için makbuz alabilmesi telefon trafiğini belirgin biçimde azaltır.

Kira, maaş ve gıda gibi giderleri de aynı yerde tutabiliyorsanız ay sonunda tablonun tamamını görürsünüz. Adım adım bir süreç için kreş aidat takibi rehberine bakabilirsiniz.

Fiyatlandırma şeffaflığı ve öğrenci başı fiyat mantığı

Kreş programlarında üç fiyat modeli sık görülür: sabit paket, öğrenci başı fiyat ve modül başına ek ücret. Öğrenci başı modelde küçük kurum az, büyük kurum çok öder; ödediğiniz tutar kurumunuzla birlikte büyür. Bu adil bir modeldir, ancak ayrıntılarını baştan netleştirmek gerekir.

Teklif alırken şunları yazılı olarak sorun:

Fiyat hangi sayıya göre hesaplanıyor: aktif öğrenci mi, kayıtlı öğrenci mi, sözleşmedeki kontenjan mı?
Dönem ortasında öğrenci sayınız artarsa ne oluyor; kayıt engelleniyor mu, ek ücret mi çıkıyor?
Gösterilen fiyatlara KDV dahil mi?
Kurulum, eğitim ya da veri aktarımı için ayrı bir ücret var mı?
Veli uygulaması, finans modülü ya da yapay zeka gibi özellikler ek ücretli mi?

Fiyatını açıkça göstermeyen, her kuruma ayrı teklif çıkaran bir yapıda yıl sonunda ne ödeyeceğinizi kestirmek zorlaşır. Hesabı kendiniz yapabiliyorsanız sürprizle karşılaşma ihtimaliniz de düşer.

Deneme süresi: gerçek bir haftayla test edin

Satıcının yaptığı sunum, programın en iyi göründüğü hâlidir. Asıl sınav, sizin kurumunuzda sıradan bir salı günüdür. Deneme süresini ekranlara bakarak değil, gerçek bir sınıfla kullanarak geçirin.

Basit bir deneme planı:

Bir sınıfı ve o sınıfın öğretmenini seçin.
Birkaç gönüllü veliyi uygulamaya davet edin.
En az bir hafta boyunca yoklamayı, günlük raporu ve duyuruları yalnız programdan yürütün.
Hafta sonunda öğretmene ve velilere neyin kolay, neyin zor olduğunu sorun.

Bu küçük deneme, satış görüşmesinde aklınıza gelmeyen eksikleri ortaya çıkarır. Öğretmen “Rapor yazmak beş dakikamı alıyor” diyorsa, bu cümle her özellik listesinden daha değerlidir.

Destek, eğitim ve yardım içerikleri

Sorun çoğu zaman sabah sekizde, kapıda veliler beklerken çıkar. Destek talebini nereden açacağınızı, ne kadar sürede yanıt aldığınızı ve Türkçe yardım makalelerinin olup olmadığını deneme sırasında kontrol edin. Bir soruyu bilerek destek ekibine iletin; yanıtın hızına ve anlaşılırlığına bakın.

Mobil ve web birlikte çalışmalı

Öğretmen gün boyu telefonla çalışır; yoklamayı, raporu ve fotoğrafı sınıftan paylaşır. Kurum sahibi ya da muhasebe ise raporlara, aidat listelerine ve ayarlara çoğu zaman masa başından, geniş ekranda bakmak ister. Hem iOS hem Android uygulaması olan ve aynı verileri bir web panelinde de gösteren bir program iki ihtiyacı birlikte karşılar.

Veriyi dışa alma ve iptal koşulları

Bir programa başlarken ondan nasıl ayrılacağınızı da bilmelisiniz. Öğrenci listesini ve ödeme kayıtlarını dosya olarak indirebiliyor musunuz? Aboneliği iptal ettiğinizde erişiminiz ne zaman kapanıyor, verileriniz ne kadar süre saklanıyor? Otomatik yenileme varsayılan olarak açık mı?

Bu soruların cevabı sitede yazılı değilse sözleşmeden önce yazılı olarak isteyin. İyi bir satıcı bu soruları rahatsız edici değil, olağan bulur.

Kreş programı seçim kontrol listesi

Deneme sırasında bu listeyi yanınızda tutun:

Sizi en çok yoran üç iş programda gerçekten kolaylaşıyor mu?
Veli uygulamayı yardım almadan kurup kullanabiliyor mu?
Veli yalnız kendi çocuğuna ait bilgileri mi görüyor?
Öğretmen yetkileri sınıf bazında ayarlanabiliyor mu?
Mesajlaşma saatlerini kurum belirleyebiliyor mu?
Sağlık bilgileri ve fotoğraflar kontrollü biçimde mi gösteriliyor?
Onaylar ve aydınlatma metni kayıt altına alınıyor mu?
Taksitli ödeme planı, hatırlatma ve makbuz var mı?
Fiyat hesabı açık mı; KDV ve ek ücretler belli mi?
Gerçek kullanımla deneyebileceğiniz bir deneme imkânı var mı?
Destek kanalı ve Türkçe yardım içerikleri var mı?
Mobil uygulama ve web paneli aynı veriyle çalışıyor mu?
Verilerinizi dışa alabiliyor musunuz, iptal koşulları yazılı mı?

Kreş Yuvam bu listede nerede duruyor?

Bu listeyi Kreş Yuvam’ı değerlendirirken de kullanabilirsiniz. Öğretmen, veli, servis personeli ve kurum yönetimi aynı uygulamaya kendi rolleriyle girer; veli kendi çocuğunun raporunu, ödemelerini ve çocuğuna açılan albümleri görür. Öğretmenlere yoklama, günlük rapor ya da teslim gibi yetkileri sınıf bazında verirsiniz; abonelik satın alma ve iptal işlemleri yalnız kurum sahibindedir. Fotoğraf ve belgeler imzalı bağlantılarla gösterilir. Taksitli ödeme planı, dekont ve makbuz akışı aidat takibi, roller ve kurum ayarları kurum yönetimi, mesajlaşma ve duyurular veli iletişimi sayfasında anlatılıyor.

Mobil uygulamanın yanında kurum yönetimi için bir web paneli de vardır; öğrenci, aidat ve onay listelerini buradan CSV dosyası olarak indirebilirsiniz. Fiyat, öğrenci kontenjanı ve paket süresine göre hesaplanır ve KDV dahil gösterilir; tutarı fiyatlar sayfasında kendiniz görebilirsiniz. Otomatik yenileme varsayılan olarak kapalıdır. Programı ücretsiz deneme ile kendi kurumunuzda sınayabilir ya da küçük kurumlar için sunulan ücretsiz paketle hemen başlayabilirsiniz.